POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES — OUR SAFETY

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de OUR SAFETY es:

• Nombre: Nestor Martinez.
• Calidad: Persona natural.
• NIT informado: 92548782-9.
• Correo electrónico: [email protected].
• WhatsApp: +57 323 590 8872.
• Dirección para notificaciones judiciales: [PENDIENTE: INCORPORAR DIRECCIÓN FÍSICA VÁLIDA].

En esta política, el responsable será denominado EL RESPONSABLE.

Esta política se aplica a los datos personales tratados mediante el sitio web, las cuentas, los perfiles, los códigos QR, los formularios y las demás funcionalidades de OUR SAFETY.

2. Marco normativo

El tratamiento se realizará conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Cuando el tratamiento esté relacionado con usuarios consumidores, también se tendrán en cuenta las normas de protección al consumidor que resulten aplicables.

3. Definiciones

Para esta política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:

• Dato personal: información que permite identificar o hacer identificable a una persona natural.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo los datos relativos a la salud.
• Titular: persona natural a quien corresponden los datos.
• Responsable: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular, cuando sea exigible.

4. Categorías de datos tratados

Según las funcionalidades utilizadas, OUR SAFETY podrá tratar:

4.1. Datos de identificación y cuenta

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación, cuando sean requeridos.
• Fecha de nacimiento, cuando sea necesaria.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Datos de autenticación y administración de cuenta.

4.2. Datos de perfiles

• Información de identificación del perfil.
• Fotografía, si el usuario decide incorporarla.
• Ciudad y datos de contacto.
• Información de familiares o personas autorizadas.
• Datos de contactos de emergencia.

4.3. Datos sensibles de salud

Cuando el usuario decida registrarlos, podrán tratarse datos como:

• Grupo sanguíneo.
• Alergias.
• Medicamentos.
• Condiciones médicas o antecedentes relevantes.
• Información de salud que el titular considere útil para una emergencia.
• Entidad de salud o institución de atención preferida.

Los datos de salud son sensibles. Su suministro es facultativo y su tratamiento requiere la autorización explícita que corresponda, salvo las excepciones legales aplicables.

La falta de suministro de información sensible no podrá interpretarse como una autorización para obtenerla de otras fuentes.

4.4. Datos de menores de edad

Podrán tratarse datos de niños, niñas y adolescentes cuando sus padres, representantes legales o personas legitimadas administren sus perfiles.

El tratamiento respetará el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y las condiciones especiales previstas en la legislación colombiana.

4.5. Datos técnicos y de navegación

Según la configuración técnica de la plataforma, podrán registrarse:

• Dirección IP.
• Fecha y hora de acceso.
• Información del navegador y dispositivo.
• Registros de autenticación y seguridad.
• Eventos técnicos asociados a la consulta de un perfil o código QR.
• Registros de errores y funcionamiento.

Estos datos se utilizarán para seguridad, funcionamiento, prevención de fraude y diagnóstico técnico, según corresponda.

4.6. Datos de pagos y suscripciones

OUR SAFETY podrá tratar información relacionada con:

• Plan contratado.
• Estado de la suscripción.
• Referencias de pago.
• Identificadores de transacciones.
• Estado de pagos y renovaciones.
• Información necesaria para conciliación, soporte y gestión de cobros.

Los datos completos de tarjetas o credenciales financieras serán tratados por las pasarelas de pago en sus entornos y conforme a sus propias condiciones. OUR SAFETY no pretende almacenar directamente números completos de tarjetas ni códigos de seguridad.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Crear, administrar y proteger cuentas de usuario.
• Crear y administrar perfiles personales y familiares.
• Registrar información de emergencia suministrada voluntariamente.
• Asociar perfiles con códigos QR.
• Permitir la consulta de información conforme a la configuración de visibilidad elegida.
• Facilitar la identificación y consulta de información relevante durante una emergencia.
• Administrar contactos de emergencia.
• Gestionar solicitudes de soporte y atención al usuario.
• Administrar planes, suscripciones y pagos.
• Verificar y conciliar transacciones con Mercado Pago y Wompi.
• Gestionar autorizaciones de almacenamiento de medios de pago y renovaciones automáticas cuando el usuario las otorgue.
• Prevenir accesos no autorizados, fraude y usos indebidos.
• Mantener la disponibilidad, integridad y seguridad de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y requerimientos de autoridades competentes.
• Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.

Finalidad específica de salud: la información médica se utiliza para facilitar la identificación y consulta de datos relevantes en situaciones de emergencia. OUR SAFETY no realiza diagnósticos, tratamientos ni decisiones médicas.

Los datos no serán utilizados para finalidades incompatibles con las informadas en esta política sin la autorización o fundamento jurídico correspondiente.

6. Tratamiento de datos sensibles

Los datos relativos a la salud tienen carácter sensible.

El titular será informado de que:

• No está obligado a suministrar datos sensibles, salvo que exista una disposición legal aplicable.
• La autorización para su tratamiento debe ser explícita cuando sea exigible.
• Puede abstenerse de responder preguntas sobre información sensible.
• La información se utilizará para las finalidades específicas descritas en esta política.

El usuario podrá decidir qué información incorpora y, cuando la funcionalidad lo permita, qué datos se muestran mediante el código QR.

La configuración de visibilidad no reemplaza la autorización para el tratamiento de los datos.

7. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de información de menores se realizará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

El responsable procurará que:

• La autorización sea otorgada por el representante legal legitimado, cuando corresponda.
• Se escuche al menor de acuerdo con su madurez y autonomía progresiva.
• La información tratada sea adecuada, pertinente y limitada a las finalidades informadas.
• No se utilicen los datos para finalidades que puedan afectar sus derechos.

La información de menores no deberá incorporarse por personas que carezcan de autorización o representación legítima.

8. Datos de contactos de emergencia

Cuando un usuario registre información de un contacto de emergencia, deberá informarle sobre el registro de sus datos y procurar contar con la autorización correspondiente cuando sea exigible.

Los datos de estos contactos se utilizarán para las finalidades relacionadas con la administración del perfil y las funciones de emergencia descritas por OUR SAFETY.

No se utilizarán para publicidad o finalidades ajenas sin una base jurídica válida.

9. Códigos QR y consulta de información

Los códigos QR se vinculan con perfiles de OUR SAFETY y permiten consultar la información habilitada por la configuración del usuario.

El titular debe considerar que un QR puede ser fotografiado, reproducido o compartido. Por ello, debe revisar la información que decide hacer visible y evitar incorporar datos innecesarios.

El responsable aplicará medidas razonables para limitar el acceso conforme a las funcionalidades disponibles, pero no puede garantizar que terceros no autorizados nunca obtengan una copia de un QR o de la información que este permita consultar.

La consulta del QR no significa que la información sea transmitida automáticamente a instituciones médicas o autoridades.

10. Proveedores y encargados del tratamiento

Para operar OUR SAFETY podrán intervenir proveedores tecnológicos y de servicios, de acuerdo con las funcionalidades efectivamente habilitadas.

Entre ellos podrán encontrarse:

• Supabase: servicios de infraestructura de backend, autenticación y almacenamiento de datos.
• Cloudflare: servicios de alojamiento, distribución, seguridad y entrega de contenido.
• Mercado Pago: procesamiento y gestión de pagos.
• Wompi: procesamiento y gestión de pagos.

Cada proveedor tratará la información de acuerdo con el servicio contratado y sus propias condiciones y políticas.

Cuando un proveedor actúe como encargado, el tratamiento deberá estar sujeto a las instrucciones y obligaciones contractuales correspondientes.

La intervención de estos proveedores no implica que todos reciban todos los datos de salud o todos los datos de los usuarios. La información se compartirá únicamente cuando sea necesaria para la función correspondiente y exista una base jurídica válida.

11. Transmisión y transferencia internacional

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura o prestar servicios desde otros países.

Cuando el tratamiento implique transmisión o transferencia internacional de datos personales, EL RESPONSABLE verificará y aplicará los requisitos de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, incluyendo las condiciones legales para transferencias internacionales y las garantías contractuales que correspondan.

La ubicación de los servidores y las condiciones concretas de cada proveedor deberán revisarse de acuerdo con la configuración y los contratos vigentes.

12. Derechos de los titulares

Los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
• Ser informados sobre el uso de sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable, cuando corresponda.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

Estos derechos podrán ejercerse por el titular, sus causahabientes o sus representantes debidamente acreditados.

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Los titulares podrán presentar solicitudes mediante:

• Correo: [email protected].
• WhatsApp: +57 323 590 8872.

La solicitud deberá incluir, cuando sea posible:

• Nombre del titular.
• Medio de contacto para recibir respuesta.
• Descripción de la consulta o reclamo.
• Documentos que acrediten la representación, cuando se actúe por otra persona.
• Información que permita localizar el perfil o registro, sin enviar contraseñas ni credenciales.

13.1. Consultas

Las consultas serán atendidas dentro del término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento inicial.

13.2. Reclamos

Los reclamos completos serán atendidos dentro del término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que subsane la información dentro de los cinco (5) días siguientes. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo, en los términos legales.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro del término inicial, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

14. Medidas de seguridad

EL RESPONSABLE adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, autenticación, gestión de permisos, registros de actividad, protección de infraestructura y medidas de respaldo, según las capacidades y configuración de los servicios utilizados.

Ninguna medida tecnológica permite garantizar riesgo cero. Ante un incidente de seguridad se adoptarán las acciones que correspondan conforme a la naturaleza del evento y las obligaciones legales.

15. Conservación de la información

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones contractuales, legales, contables, tributarias y de seguridad, y resolver controversias.

Cuando la finalidad haya terminado y no exista obligación legal o contractual de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o bloqueados, según corresponda.

La supresión podrá estar limitada cuando exista un deber legal de conservar información o cuando sea necesaria para la defensa de derechos y obligaciones.

16. Cookies y tecnologías similares

OUR SAFETY podrá utilizar cookies, almacenamiento local u otras tecnologías similares necesarias para mantener sesiones, recordar configuraciones, proteger cuentas y mejorar el funcionamiento del sitio.

Cuando se utilicen tecnologías no esenciales que requieran consentimiento, se solicitará la autorización correspondiente.

El usuario podrá administrar las cookies desde la configuración de su navegador, teniendo en cuenta que bloquear algunas puede afectar determinadas funcionalidades.

17. Cambios en esta política

EL RESPONSABLE podrá modificar esta política cuando existan cambios legales, técnicos u operativos.

Los cambios sustanciales serán comunicados por medios razonables y, cuando corresponda, se solicitará una nueva autorización.

La versión vigente estará disponible en: https://oursafety.co/privacidad

18. Contacto del responsable

Para ejercer derechos, formular consultas o presentar reclamos:

19. Vigencia

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 4 de noviembre de 2026, en Bogotá D. C., Colombia.

Su aplicación se mantendrá mientras OUR SAFETY realice tratamiento de datos personales bajo la responsabilidad aquí descrita.